Zapier vs. Make für Agenturen, welches Automatisierungstool wird dein System?
Du sitzt vor der Entscheidung, dein erstes richtiges Automatisierungstool auszusuchen, und im Netz kämpfen zwei Namen um deine Aufmerksamkeit: Zapier und Make. Die eine Hälfte des Internets schwört auf das eine, die andere Hälfte auf das andere, und am Ende bist du genauso schlau wie vorher. Das Problem ist nicht, dass es keine Antwort gibt. Das Problem ist, dass fast alle die falsche Frage stellen.
Denn "Welches Tool ist besser?" führt dich in die Irre. Beide Tools sind gut. Beide verbinden deine Programme, beide sparen dir Klickarbeit, beide werden von Tausenden Agenturen und Beratern täglich genutzt. Die eigentliche Frage lautet: Welches Werkzeug passt zu der Art, wie deine Abläufe funktionieren, und wie fügt es sich in ein durchdachtes System statt in einen Haufen einzelner Automationen ein?
Genau darum geht es in diesem Artikel. Wir schauen uns die echten Unterschiede an, mit belegbaren Preisen und Fakten aus 2026. Du bekommst klare Kriterien, wann du zu welchem Tool greifst. Und du verstehst, warum die Tool-Wahl am Ende der zweitwichtigste Teil deiner Entscheidung ist.
Warum die Tool-Frage überhaupt so oft schiefgeht
Die meisten Agenturen und Berater kommen nicht von der Prozessseite zur Automatisierung, sondern vom Tool. Jemand sieht ein YouTube-Video, in dem ein "Zap" in drei Minuten ein Formular mit einer Mail verbindet, und denkt: Das brauche ich auch. Also wird ein Account angelegt, ein paar Verknüpfungen zusammengeklickt, und die ersten Wochen fühlt sich das großartig an.
Ein paar Monate später sieht die Realität anders aus. Es gibt zwölf Automationen, keiner weiß mehr genau, was welche tut, eine ist letzte Woche stillschweigend ausgefallen, und als ein Kunde aus dem CRM gelöscht wurde, hat das plötzlich drei andere Abläufe mitgerissen. Das Werkzeug war nie das Problem. Das Problem war, dass niemand zuerst überlegt hat, welche Prozesse überhaupt automatisiert gehören und wie sie zusammenhängen.
Das Tool ist der letzte Schritt, nicht der erste
Bevor du überhaupt zwischen Zapier und Make wählst, gehören drei Dinge geklärt: Welche Abläufe frisst am meisten Zeit und ist es wert, automatisiert zu werden? Wie komplex sind diese Abläufe wirklich, laufen sie stur geradeaus oder verzweigen sie sich an jeder Ecke? Und wer soll das Ganze am Ende pflegen, wenn sich etwas ändert?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, hat die Tool-Wahl überhaupt einen Boden. Ein Tool ist nur so gut wie der Plan dahinter. Wer das überspringt, kauft sich ein schnelleres Auto, ohne zu wissen, wohin er fahren will.
Die Tool-Wahl ist der dritte Schritt. Wer sie zum ersten macht, klickt sich in genau das Chaos, das er eigentlich loswerden wollte.
Zapier im Klartext, so tickt der Marktführer
Zapier ist das ältere und bekanntere der beiden Werkzeuge und verbindet nach eigenen Angaben über 9.000 Apps. Der Grundgedanke ist bewusst simpel gehalten: Ein Auslöser passiert (ein neues Formular kommt rein), und daraufhin führt Zapier eine oder mehrere Aktionen aus (Kontakt im CRM anlegen, Mail versenden, Slack-Nachricht schicken). Diese Verknüpfung heißt "Zap".
Der große Vorteil ist die Einfachheit. Der Aufbau funktioniert wie ein Formular zum Ausfüllen, Schritt für Schritt, ohne dass du irgendetwas Technisches verstehen musst. Wer noch nie automatisiert hat, baut seinen ersten funktionierenden Ablauf in Zapier oft in wenigen Minuten. Das ist kein kleiner Vorteil, wenn du selbst wenig Zeit hast und schnell ein Ergebnis sehen willst.
Das Preismodell, worauf du achten musst
Zapier rechnet nach "Tasks" ab. Eine Task ist jede einzelne Aktion, die erfolgreich ausgeführt wird. Wichtig zu wissen: Auslöser, Filter und viele interne Werkzeuge wie Formatter oder Paths verbrauchen keine Tasks, es zählen nur die tatsächlichen Aktionen.
Der kostenlose Tarif erlaubt 100 Tasks im Monat und nur zweistufige Zaps. Der Professional-Tarif startet 2026 bei rund 29,99 Dollar im Monat für 750 Tasks und erlaubt mehrstufige Abläufe. Von dort läuft der Preis über einen Schieberegler nach oben, 1.500, 2.000, 5.000 Tasks und weiter, bis in Regionen von mehreren Tausend Dollar im Monat bei sehr hohem Volumen. Wer über sein Kontingent kommt, zahlt jede zusätzliche Task automatisch mit einem Aufschlag.
Für dich als Agentur heißt das: Solange deine Automationen überschaubar bleiben und du pro Monat nicht Zehntausende Aktionen auslöst, ist Zapier gut kalkulierbar. Sobald das Volumen steigt, wird das Task-Modell spürbar teurer als die Konkurrenz.
Make im Klartext, der visuelle Herausforderer
Make (früher Integromat) geht das gleiche Problem anders an. Statt einer Formularliste bekommst du eine Leinwand, auf der du deine Abläufe als Diagramm baust. Jedes Programm ist ein Kreis, die Verbindungen sind Linien, und der Datenfluss wird sichtbar. Das wirkt am Anfang etwas technischer, gibt dir aber deutlich mehr Kontrolle über das, was passiert.
Diese Kontrolle ist Makes eigentliche Stärke. Router lassen deinen Ablauf sich verzweigen, Iteratoren gehen Listen Punkt für Punkt durch, Aggregatoren fassen Daten wieder zusammen. Sobald deine Abläufe nicht mehr stur geradeaus laufen, sondern Entscheidungen treffen, Schleifen drehen oder Daten umbauen müssen, spielt Make seine Muskeln aus. Make integriert rund 3.500 Apps, also weniger als Zapier, deckt die gängigen Programme für Agenturen aber sauber ab.
Das Preismodell, der entscheidende Unterschied
Make rechnet nicht nach Tasks, sondern nach "Operations". Und hier liegt der Haken, den viele Vergleiche unterschlagen: Eine Operation ist jeder einzelne Schritt im Ablauf, inklusive Auslöser, Filter und jedem Modul, das Daten anfasst. Ein Ablauf, der auf der Leinwand nach drei Schritten aussieht, verbraucht pro Durchlauf schnell acht bis fünfzehn Operations.
Dafür ist der Einstieg deutlich günstiger. Der Core-Tarif kostet 2026 rund 10,59 Dollar im Monat und liefert dafür 10.000 Operations, während Zapier für vergleichbares Volumen ein Vielfaches verlangt. Bei höheren Mengen ist Make für gleichwertige Abläufe oft deutlich günstiger, in manchen Rechnungen bis zu mehreren Dutzend Prozent.
Es gibt allerdings eine Falle, die du kennen musst: das Abfragen im Sekundentakt. Wenn du Make so einstellst, dass es ständig irgendwo nachschaut, ob es etwas Neues gibt, statt auf ein Signal von außen zu warten, dann verbrennt es Operations, auch wenn gar nichts passiert. Wer Make sauber mit Webhooks aufsetzt, umgeht das. Wer blind Vorlagen kopiert, wundert sich über den Verbrauch.
Der direkte Vergleich, sechs Dimensionen die zählen
Damit du nicht in Marketing-Versprechen ertrinkst, hier die Unterschiede, die in der Praxis wirklich einen Unterschied machen.
Einstieg und Bedienung
Zapier gewinnt bei der Einfachheit klar. Der lineare, geführte Aufbau bringt dich ohne Vorwissen zum Ziel. Make verlangt am Anfang mehr Einarbeitung, weil du in Diagrammen statt in Formularen denkst. Dafür verstehst du bei Make jederzeit auf einen Blick, was dein Ablauf tut, weil du ihn siehst.
Komplexität und Kontrolle
Hier dreht sich das Bild. Sobald Abläufe sich verzweigen, Listen verarbeiten oder Daten umbauen müssen, ist Make das mächtigere Werkzeug. Zapier kann inzwischen auch Pfade und mehrere Schritte, stößt bei stark verschachtelter Logik aber früher an seine Grenzen. Für simple "Wenn das, dann das"-Abläufe reicht Zapier locker. Für "Wenn das, dann prüfe jenes, und je nach Ergebnis mache A, B oder C" ist Make gebaut.
Preis bei steigendem Volumen
Bei kleinem Volumen sind beide bezahlbar. Bei wachsendem Volumen kippt es zugunsten von Make, weil Operations bei gut gebauten Abläufen günstiger skalieren als Zapiers Tasks. Aber Vorsicht: schlecht gebaute Make-Abläufe mit ständigem Abfragen können den Preisvorteil auffressen. Der Preis hängt also nicht nur am Tool, sondern an der Qualität des Aufbaus.
KI-Funktionen
Beide Tools haben inzwischen KI-Bausteine und KI-Agenten an Bord. Make liefert seine KI-Funktionen in jedem bezahlten Tarif mit, während bei Zapier manche der agentischen Funktionen extra kosten. Wenn du planst, KI aktiv in deine Abläufe einzubauen, etwa zum Vorsortieren von Anfragen oder zum Erstellen von Entwürfen, lohnt sich hier ein genauer Blick auf die Tarife.
Datenschutz und EU
Für Agenturen mit Kundendaten ist das kein Nebenthema. Make bietet EU-Rechenzentren an, sodass deine Daten in europäischen Servern verarbeitet werden können. Beide Anbieter sind US-Unternehmen, was rechtlich weiterhin bedeutet, dass du bei personenbezogenen Daten die Auftragsverarbeitung sauber regeln und die Datenschutzlage im Einzelfall prüfen musst. Physische EU-Server allein lösen nicht jede DSGVO-Frage, aber sie sind ein Baustein. Wer mit sensiblen Kundendaten arbeitet, sollte das früh mitdenken statt hinterher.
Wartbarkeit
Der am meisten unterschätzte Punkt. Ein Zapier-Ablauf ist schnell gebaut, aber bei zwanzig davon verlierst du den Überblick, weil du sie nur als Liste siehst. Make zwingt dich durch die Leinwand fast dazu, den Ablauf zu strukturieren, was auf Dauer die Pflege erleichtert. In beiden Fällen gilt: Ohne Dokumentation und Struktur wird jedes Tool zur Blackbox.
Nicht das Werkzeug entscheidet über den Erfolg, sondern ob dahinter ein Plan steht oder nur ein Haufen einzelner Verknüpfungen.
Wann du zu Zapier greifst, und wann zu Make
Genug Theorie. Hier die konkrete Empfehlung, die du direkt anwenden kannst.
Nimm Zapier, wenn:
Deine Abläufe geradeaus laufen, also ein Auslöser eine überschaubare Kette an Aktionen anstößt, ohne viele Verzweigungen. Du selbst oder dein Team wenig Zeit und keine technische Ader habt und trotzdem schnell etwas Funktionierendes braucht. Du ein sehr spezielles Programm anbinden willst, das vielleicht nur bei Zapier mit seinen 9.000 Apps unterstützt wird. Und wenn dein monatliches Aktionsvolumen überschaubar bleibt.
Zapier ist die richtige Wahl, wenn Geschwindigkeit beim Aufsetzen und Einfachheit über allem stehen und die Abläufe nicht zu verschachtelt sind.
Nimm Make, wenn:
Deine Abläufe sich verzweigen, Listen durchgehen oder Daten stark umbauen müssen. Du Wert darauf legst, deinen Ablauf als Bild zu sehen und volle Kontrolle über jeden Schritt zu haben. Dein Volumen wächst und du den Preis im Griff behalten willst. KI-Funktionen und EU-Datenverarbeitung für dich zählen. Und wenn du bereit bist, am Anfang etwas mehr Zeit in die Einarbeitung zu stecken, um langfristig flexibler zu sein.
Make ist die richtige Wahl, wenn Kontrolle, Skalierbarkeit und komplexere Logik wichtiger sind als der bequemste Einstieg.
Und wenn du unsicher bist?
Dann liegt das fast immer daran, dass die Prozesse noch nicht klar sind, nicht am Tool. Ein ehrlich durchdachter Ablauf lässt sich oft in beiden Werkzeugen bauen. Die Unsicherheit verschwindet nicht, indem du länger Zapier und Make vergleichst, sondern indem du deine eigenen Abläufe sauber aufschreibst. Sobald du weißt, was genau wohin fließen soll und wie komplex das ist, beantwortet sich die Tool-Frage fast von selbst.
Vier klare Fragen an deine eigenen Abläufe klären mehr als jeder Feature-Vergleich im Netz.
Der Denkfehler, der beide Tools zur Zeitfalle macht
Jetzt kommt der Teil, den kaum ein Vergleichsartikel anspricht, weil er sich nicht in eine Feature-Tabelle pressen lässt. Egal, ob du dich für Zapier oder Make entscheidest: Wenn du anfängst, Automationen einzeln nach Bedarf zusammenzuklicken, baust du dir dieselbe Zeitfalle, aus der du eigentlich raus wolltest.
Es passiert schleichend. Erst eine Automation für die neuen Formulare. Dann eine für die Rechnungen. Dann eine für die Terminerinnerungen. Jede für sich sinnvoll, jede für sich schnell gebaut. Aber nach einem halben Jahr hast du ein Dutzend Einzelteile, die nichts voneinander wissen. Wenn eines ausfällt, merkt es keiner. Wenn du etwas änderst, weißt du nicht, was noch daran hängt. Und wenn ein neuer Mitarbeiter das Ganze verstehen soll, kann ihm niemand erklären, wie es zusammenspielt.
Der eigentliche Hebel ist ein System, kein Tool
Der Unterschied zwischen einer Agentur, die von Automatisierung wirklich profitiert, und einer, die nur ein paar Klicks spart, liegt nicht im Tool. Er liegt in der Frage, ob dahinter ein geplantes System steht oder eine Sammlung zusammengeklickter Einzelstücke.
Ein System bedeutet: Deine Abläufe sind einmal durchdacht, dokumentiert und greifen sauber ineinander. Anfrage kommt rein, wird vorsortiert, landet an der richtigen Stelle, löst die passende Reaktion aus, alles nachvollziehbar. Wenn sich etwas ändert, weißt du, wo du eingreifen musst. Wenn dein Team wächst, versteht es die Struktur. Und wenn du mehr Kunden bedienen willst, trägt das System die Last, ohne dass du neue Leute einstellen musst. Genau das meinen wir, wenn wir von "mehr Kunden mit der gleichen Mannschaft" sprechen.
Das ist auch der Grund, warum die Wahl zwischen Zapier und Make zweitrangig ist. Beide sind nur Bausteine. Ein guter Baustein in einem durchdachten System schlägt einen perfekten Baustein in einem Chaos jederzeit. Wer diesen Zusammenhang einmal verstanden hat, hört auf, nach dem besten Tool zu suchen, und fängt an, den besten Ablauf zu planen.
Wie ein durchdachtes System in der Praxis entsteht
Der Weg dahin ist unspektakulär, aber wirksam. Zuerst wird der Ist-Zustand aufgenommen: Welche Programme nutzt du, wo liegen welche Daten, welche Handgriffe wiederholen sich ständig? Dann wird der Soll-Zustand skizziert: Wie sollte der Ablauf idealerweise aussehen, wenn du bei null anfangen könntest? Erst danach kommt das Werkzeug ins Spiel, und dann ist die Frage Zapier oder Make plötzlich einfach zu beantworten, weil du genau weißt, was du brauchst.
Genau an dieser Stelle setzen wir bei DigitalXShift an. Wir bauen für Agenturen, Berater und Coaches individuelle KI- und Automations-Systeme, die nicht aus zusammengeklickten Einzelteilen bestehen, sondern aus einem durchdachten Ablauf, der zu deinem Geschäft passt. Ob am Ende Zapier, Make oder eine Kombination unter der Haube läuft, ist dabei eine Detailfrage. Der Hebel ist das System.
Wenn du wissen willst, wo in deinen eigenen Abläufen der größte Automatisierungshebel steckt, mach den kostenlosen KI-Potenzial-Check. In einem kurzen Gespräch schauen wir uns deine Prozesse an und zeigen dir, welche davon sich lohnen und mit welchem Werkzeug. Und wenn du erstmal in Ruhe für dich selbst sortieren willst, hol dir unseren kostenlosen KI-Automatisierungs-Report, der dir zeigt, welche Abläufe in Agenturen sich am schnellsten rechnen.
Ein Beispiel, wie ein Agentur-Ablauf mit beiden Tools aussieht
Damit das nicht abstrakt bleibt, nehmen wir einen Ablauf, den fast jede Agentur kennt: Eine Anfrage kommt über das Formular auf der Website rein und soll sauber verarbeitet werden.
In Zapier baust du das als Kette. Auslöser ist die neue Formular-Einsendung. Aktion eins legt einen Kontakt im CRM an. Aktion zwei verschickt eine Bestätigungsmail an den Interessenten. Aktion drei schickt dir eine Benachrichtigung ins Team-Chat-Programm. Fertig. Drei Tasks pro Anfrage, in wenigen Minuten aufgesetzt, und für einen geradlinigen Fall völlig ausreichend.
In Make baust du denselben Ablauf, aber du kannst ihn direkt verzweigen lassen. Nach dem Auslöser prüft ein Router, aus welcher Quelle die Anfrage kommt und wie sie aussieht. Ein kleines Budget landet in einer automatischen Antwortschleife, eine große Anfrage geht sofort an dich persönlich mit einer Sofort-Benachrichtigung. Wenn Angaben fehlen, fragt ein weiterer Zweig automatisch nach. Das ist mehr Aufbauarbeit, aber du siehst das ganze Verhalten als Diagramm vor dir und behältst die Kontrolle über jeden Fall.
Was dieses Beispiel über deine Wahl verrät
Wenn dein Anfrage-Ablauf immer gleich ist, gewinnt Zapier durch Tempo und Einfachheit. Sobald du unterscheiden willst, sortieren, priorisieren oder je nach Fall anders reagieren, spielt Make seine Stärke aus. Der Ablauf ist in beiden Werkzeugen machbar, aber die Frage, wie viel Logik du brauchst, entscheidet, welches sich natürlicher anfühlt.
Die häufigsten Fehler bei der Tool-Einführung
Bevor du loslegst, lohnt sich ein Blick auf die Stolperfallen, die uns bei Agenturen immer wieder begegnen.
Der erste Fehler ist, mit dem schwersten Ablauf anzufangen. Wer als Erstes den kompliziertesten Prozess automatisieren will, verliert die Lust, bevor der erste Erfolg da ist. Fang mit einem kleinen, klar abgegrenzten Ablauf an, der dir sofort Zeit spart, und bau von dort aus weiter.
Der zweite Fehler ist fehlende Dokumentation. Ein Ablauf, den nur eine Person im Kopf hat, ist ein Risiko. Sobald diese Person im Urlaub ist oder das Team verlässt, steht keiner mehr durch. Halte kurz fest, was jeder Ablauf tut und woran er hängt.
Der dritte Fehler ist, keine Fehlerbehandlung einzuplanen. Automationen fallen aus, das ist normal. Entscheidend ist, dass du es merkst. Baue eine Benachrichtigung ein, die dich informiert, wenn etwas schiefläuft, statt tagelang zu glauben, alles laufe rund.
Der vierte und teuerste Fehler ist, ohne Plan loszuklicken. Genau der Punkt, um den sich dieser ganze Artikel dreht. Ein Werkzeug ohne durchdachten Ablauf dahinter erzeugt schnelleres Chaos, kein besseres Ergebnis. Wenn du diese vier Fehler vermeidest, bist du weiter als die meisten, die einfach drauflos automatisieren.
Ein Wort zu No-Code und der Angst vor dem Technischen
Viele Agenturinhaber zögern, weil sie glauben, Automatisierung sei eine Programmiersache. Ist sie nicht. Sowohl Zapier als auch Make sind No-Code-Werkzeuge, du musst also keine Zeile Code schreiben. Wenn dich der Gedanke trotzdem abschreckt, hilft dir unser tiefer Einstieg in KI-Automatisierung ohne Programmierkenntnisse, der genau zeigt, was ohne technisches Vorwissen möglich ist.
Trotzdem gehört klar gesagt: Der Unterschied zwischen "ich klicke mir etwas zusammen" und "ich baue ein durchdachtes System" ist real. No-Code senkt die Einstiegshürde, ersetzt aber nicht das saubere Durchdenken der Abläufe. Wer beides mitbringt, den Willen zum Selbermachen und einen klaren Plan, kommt weit. Wer den Plan lieber auslagert, spart sich Umwege und teure Fehlkonstruktionen.
Was Make speziell für Agenturen leistet
Weil Make bei Agenturen mit verzweigten Abläufen besonders oft die bessere Wahl ist, lohnt sich ein zweiter Blick darauf, ob es sich für dein konkretes Setup rechnet. Genau diese Praxisfrage haben wir uns in unserem Praxis-Check zu Make für Agenturen im Detail angeschaut, inklusive Rechenbeispielen und typischen Fallstricken beim Operations-Verbrauch.
Und falls du dich fragst, ob es außer Zapier und Make noch eine dritte Option gibt: Ja, für sehr flexible und datenschutzsensible Setups ist auch n8n einen Blick wert, das du auf eigenen Servern betreiben kannst. Ob sich das für dich lohnt, klärt unser Praxis-Check zu n8n für Agenturen.
Häufige Fragen
Ist Zapier oder Make günstiger für Agenturen?
Das hängt vom Volumen und der Bauweise ab. Beim Einstieg sind beide bezahlbar, Make ist mit rund 10,59 Dollar für 10.000 Operations pro Monat aber deutlich günstiger im Startbereich als Zapier. Bei steigendem Volumen bleibt Make bei gut gebauten Abläufen meist die günstigere Wahl, weil Operations besser skalieren als Zapiers Tasks. Der Haken: Schlecht gebaute Make-Abläufe mit ständigem Abfragen können den Preisvorteil auffressen. Der Preis hängt also nicht nur am Tool, sondern an der Qualität des Aufbaus.
Kann ich später von Zapier zu Make wechseln oder umgekehrt?
Grundsätzlich ja, aber die Abläufe müssen im neuen Werkzeug neu gebaut werden, ein automatischer Umzug existiert nicht. Genau deshalb ist es klüger, die Tool-Wahl von Anfang an an deinen Prozessen auszurichten statt am Bauchgefühl. Wenn du deine Abläufe sauber dokumentiert hast, ist ein späterer Wechsel machbar, aber er kostet Zeit. Wer als geplantes System denkt statt in Einzel-Automationen, macht sich unabhängiger vom konkreten Werkzeug.
Brauche ich als kleine Agentur überhaupt so ein Tool?
Sobald du dich bei wiederkehrenden Handgriffen ertappst, Daten von einem Programm ins nächste kopierst oder Terminerinnerungen manuell verschickst, ja. Schon eine Handvoll gut gebauter Automationen gibt dir spürbar Zeit zurück, die du in Kundenarbeit stecken kannst. Der Punkt ist nicht die Größe deiner Agentur, sondern wie viel wiederholende Arbeit du gerade von Hand erledigst. Je mehr Copy-and-paste, desto größer der Hebel.
Welches Tool nutzt DigitalXShift für seine Kunden?
Das entscheiden wir pro Projekt, nicht pauschal. Für einfache, geradlinige Abläufe kann Zapier passen, für verzweigte oder datenintensive Systeme oft Make oder eine selbst gehostete Lösung. Wichtiger als die Werkzeugwahl ist für uns, dass am Ende ein durchdachtes, wartbares System entsteht statt einer Sammlung von Einzelteilen. Wenn du wissen willst, was für dich das Richtige ist, ist der kostenlose KI-Potenzial-Check der schnellste Weg zu einer klaren Antwort.